Dwight Eisenhower 2. Dünya Savaşı’nda Amerika ve müttefik devletlerin başkumandanıyken, görevlerinden bir tanesi Kuzey Afrika’daki Alman güçlerine saldırı planlamalarının yapılması ve bu planların sonucunda yapılacak saldırıların idaresiydi. Daha sonra NATO’nun bütün askeri gücünün başkomutanı olan Eisenhower, 1953-1961 yılları arasında da ABD’de Başkanlık görevinde bulundu. Amerika’nın olası saldırılarda kullanabileceği şehirler arası bir otoyol sistemini hayata geçirdi. Internet’in bulunmasına katkı sağlayan DARPA da yine Eisenhower döneminde kuruldu. Aynı şekilde NASA da bu dönemde kuruldu. Yaptıklarını severiz veya sevmeyiz; orasını bilemem. Fakat zannediyorum, plan yapma işini bir miktar bildiğini kabul edebiliriz. Hoş, Eisenhower Matrisi adıyla anılan bu yöntemi kendisinin bulup bulmadığı veya kullanıp kullanmadığı net olarak bilinmiyor fakat adı böyle ve Stephen Covey’in Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı adlı kitabından sonra çok popüler olmuştu. Şimdi, ön bilgi kısmını bitirelim ve daha fazla zaman kaybetmeden işe yaradığı defalarca kanıtlanmış bu yöntemi anlatmaya başlayalım.

Hayat pahalılığı, geçim sıkıntısı, trafik, insan ilişkileri ve günlük koşuşturmaca bizleri bir savunma pozisyonuna hapseder. Bu, özellikle daha duygusal, kafaya takan, hassas, çevresini üzmek yerine kendisini üzmeyi tercih eden ve kabul edilme gereksinimi çok fazla olan (bu herkeste vardır, bazılarında daha çok olur) biriyseniz daha çok hissedeceğiniz bir durumdur. Bununla birlikte birçok sosyal medya web sitesi ve bazı oyunlar; “arkadaşlarını bekletme, onlara cevap ver. Bak fotoğraf koydular, bir şey dediler. Onlara cevap vermelisin. Ne güzel eğleniyorlar, sen de onlara katıl! Bak fotoğrafına yorum yaptılar, seni beğeniyor, seviyorlar. Gel de gör:)” hissiyatlarını körükleyecek şekilde tasarlanmıştır. Facebook’un eski çalışanlarının bu konuda verdikleri röportajları izleyebilir veya bu konulardaki bilimsel araştırmaları okuyabilirsiniz. Bütün bu durum, yani günümüz hayatı, bu savunma pozisyonunu destekler.

Savunma pozisyonu derken kastım şu: Bundan, diyelim ki 1.5 milyon sene önce, kocaman bir kaplan insanoğluna hırladığında, insan beyni, vücuttaki enerjiyi en iyi şekilde kullanmak ve hayatın devamlılığını sağlayabilmek adına; tırnakların uzama işi gibi o an için gerekli olmayan faaliyetleri kapatır ve o anki durumda işe yarayacak sistemleri hayata geçirir. Buna “savaşma-kaçma mekanizması” adı verilir. Bu mekanizma devreye girdiğinde vücudunuz stres hormonlarıyla dolar, soluk alışveriş ve kan basıncı değişir. Gergin ve tetikte hissedersiniz. Bugün, normal şartlar altında, kimseyi kocaman bir kaplan kovalamıyor. Fakat bilimsel olarak biliyoruz ki, bugünün hayatı sürekli olarak bu mekanizmayı tetikliyor. Cümleten daha gerginiz. Pek çoğumuz kendimizi, hayatımızda olan ve fakat bizim kontrolümüzde olmayan durumlara cevap verme zorunluluğunda hissediyoruz. Sanki bir baskı yapılıyor, bunalıyoruz. Artık neyin acil, neyin önemli olduğunun karışması normalleşen bir durum haline geldi. Siz de böyle hissediyor olabilirsiniz. Bu yüzden ilk önce “acil” ve “önemli”nin tanımlarını yapalım.

Acil” demek, çok kısa bir süre içinde tamamlanması gereken bir şey demek. Hastanelerdeki acil birimleri gibi, hemen müdahale edilmezse istenmeyen ve gerçekten çok kötü sonuçlar doğurabilecek olaylar demek. O halde senin ve çevrenin iyiliği ve sağlığıyla ilgili bir durum acil olabilir. İş yaşamında ise; hemen görüşülmesi gereken insanlar, atılması gereken adımlar ve tamamlanmazsa istemediğimiz sonuçlar doğurabilecek işler için bu kelimeyi kullanabiliriz. Ne ki, “iş yetiştirmek” adı altında insanlara yüklenen ve tamamlanması için baskı yapılan her görev acil olmayabilir. Bu baskıyı savuşturmak ve akıl sağlımızı korumamız için bunun ayırdına varmamız gerekir.

Önemli” ise, bizim için bir “değer”i olan şeylerdir. İnsanlar, değer verdikleri şeylere önem atfederler. Bunlar bazen acil olabilir, bazen olmayabilir. Örneğin sağlığımız bizim için önemliyse, spor yapmamız gerekir. Sporu hemen bugün yapmazsak ölmeyiz fakat spor yapmıyor olmak uzun vadede sağlığımızı etkileyecektir. Dolayısıyla değerlerimiz sonucunda oluşturduğumuz bu hayatı istediğimiz gibi yaşamak için gerekli olan şeyler önemlidir. Hedeflerimize ulaşmak, gelişmek ve büyümek için gerekli olan şeyler de önemlidir.

Şimdi Eisenhower Matrisi‘ne geçebiliriz.

Bir kağıda büyükçe bir “+” çizelim. Sonra her bir bölümünü aşağıda oluşturduğum grafikteki gibi dolduralım.

Eisenhower-matrisi-ve-zaman-yonetimi-Eren-Diril 2

1. Bölüm: Acil ve Önemli

Sol üstteki bölüm acil ve önemli bölümüdür. Örneğin:

  • Sağlık meseleleri
  • Sevdiklerimizle ilgili hemen müdahale edilmesi gereken durumlar. 
  • İşle ilgili gerçekten bugüne ya da yarına yetişmesi gereken ve bizim yapmamız gerekecek kadar önemli şeyler.
  • Birkaç gün içinde tamamlanması gereken ödevler.

Bunları ilk iş olarak bizzat kendimiz yapıyoruz.

2. Bölüm: Önemli ama Acil Değil

Sağ üstteki bölüm yine önemli olan fakat bugün yarına yetiştirilmesi gerekmeyen işlerdir. Örneğin;

  • Aileyle birlikte vakit geçirmek
  • Spor yapmak
  • Kitap okumak
  • Yeni şeyler öğrenmek
  • Plan yapmak
  • Arkadaşlarla dışarı çıkmak
  • Çalışmak
  • Hizmet etmek
  • Meditasyon yapmak

Aslında bu bölüm, bizi en memnun, en mutlu ve en sağlıklı yapan maddelerden oluşur. Dolayısıyla zamanımızın büyük bir kısmını burada geçirmemiz tavsiye edilir. Çünkü buradaki şeyler hem çok önemlidir, hem de yetiştirilmesi gerekmediği için stres yaratmaz. Fakat insanın kendisi için neyin önemli olduğunu anlaması için önce kendisini tanıması, bilmesi gerekir. Bu konuda daha önce şurada ve burada yazmıştım. Daha sonra da ulaşmak istediği bir hedefi belirlemesi gerekir. Bunu da yapmanın bir yolu, yöntemi var. Onu da burada yazmıştım. Bu sonuncusunun daha özet bir versiyonunu da şurada yazmıştım.

3. Bölüm: Acil ama Önemli Değil

Bu bölüm, sol altta bulunan bölümdür. Hemen yapılması gerekir fakat kişiye olabilecek en yüksek önemi taşımayan işlerdir. Örneğin:

  • E-posta yanıtlamak
  • Mesajlara cevap vermek
  • Sosyal medyada bize yapılan bir yoruma cevap vermek
  • Telefonlara cevap vermek
  • Herkese yardım etmek
  • Evi temizlemek

Özellikle İstanbul dışındaki yerleşim yerlerinden birinde yaşıyorsanız -ki okuyucularımın %63’ü İstanbul dışından- bu maddede saydıklarımın bir kısmı size ters gelebilir. Çünkü bizler bir şeyleri birlikte yapmaya daha yatkın olan bir toplumuz. Bu yüzden gözden kaçırdığımız bir nokta var: Soluk maskesini önce kendine, sonra başkasına takman gerekiyor. Önce sen, senin için en önemli olan şeyleri halletmelisin, sonra başkasıyla ilgilenmelisin. Veya aslında bu topraklarda söylemeyi sevdiğimiz gibi: “Daha senin kendine hayrın yok!” Sen işini yoluna koydun mu? Tamam, şimdi başkasına yardım et. Durumun yerinde mi? Tamam, temizliğe birini bul. O vakti senin için daha önemli bir şeyde değerlendir.

E-posta, mesaj, telefon ve sosyal medyanın en az %90’ı seninle değil, başkasıyla ilgili bir durum. Çok uzun bir zaman önce okuduğum fakat adını hatırlamadığım bir kitapta da söylediği gibi: “Telefon, başkalarının değil, bizim rahatlığımız için icat edilmiştir.” Belirli konuların dışında her mesaja, her telefona o anda cevap vermek zorunda değilsin. Allah günah yazmaz, kimseye de ayıp olmaz. O anda, o saniyede cevap vermedin diye bozulanlar genelde ilgi isteyenlerdir. Senin için gerçekten önemlilerse zaten ilgi gösterirsin. Ne kadar ilgi gösterirsen daha fazlasını istiyorlarsa bu patolojik bir durumdur. Önce durumdan farkında olmalarını sağla, eğer olmuyorsa doktora yönlendir. Yine olmuyorsa da görüşmeyi bırak.

Şimdi, masanın başka bir tarafına geçiyorum. Bir iş sahibiysen bu maddedekileri iyi belleyip, zaman planını buna göre yapman gerekiyor. Bu çok önemli. Sen, kendi en iyi yapabildiğin şeyleri yapmalı, kalanını başkalarına delege etmelisin. Kendi en iyi yaptığın şeyler arasında, şirket için gerçekten en önemli olanlarıyla ilgilenmeli, diğerleri için istihdam yaratmalısın.

Güç, iyi hissettiren bir şey olduğu için bir kısım patronlar gücü ellerinde tutmayı severler. Kendi küçük dünyalarının diktatörü olup her şeyi kontrol altına almak ve buna göre hareket etmek daha güvenli gelir. Fakat görüyorum ki, dünya çapında bir şeyler yapmak istiyorsan bunun yolu bu değil. Tam olarak bu yüzden yaptığı işi senden çok daha iyi bilen ve kafası o konuda seninkinden çok daha iyi çalışan insanları işe alman tavsiye ediliyor. Bu sayede gönül rahatlığıyla o işi delege edebilir; başkasını yetkilendirebilir; o işi ondan isteyebilirsin.

Bunu da ben eklemiş olayım: Bir kontrol-denetim mekanizması olmazsa, zaman içerisinde o iş yapılması gerektiği şekilde yapılmamaya başlar. İnsanoğlu disiplinli olabilmek ve disiplinli kalabilmek için böylesi mekanizmalara ihtiyaç duyar. Bunun büyük bir kısmını zaten oluşturduğumuz sosyal ortamlar ve sosyal statüler sağlıyor. Kalanı maalesef bir iş sahibi olarak senin işin.

4. Bölüm: Acil Değil, Önemli Değil

Sağ altta bulunan bu bölümde, hayatımıza pozitif bir etkisi olmayan şeylerden bahsediyoruz. Örneğin:

  • Televizyon izlemek
  • Dizi veya film izlemek
  • Bilgisayar veya mobil oyun oynamak
  • Sosyal medyada uzun vakitler geçirmek
  • Gerçekten ihtiyacımız olmayan şeyleri almak için alışveriş yapmak

Şimdi bunu bir açıklamak gerekiyor. Öncelikle bu faaliyetlere ayrılan zamanın büyük bir bölümü hayatımıza olumlu etki etmiyor. Bu, burada bir dursun. Diğer yandan, eğer bu tür şeyleri:

  1. Bize lazım olan bir şeyleri öğrenmek için yapıyorsak
  2. “Eğlenme ihtiyacı”nı gideriyorsak
  3. Escapism” için yapıyorsak

bu listedekiler bir yere kadar yararlı faaliyetlere dönüşebiliyor. “Escapism“, psikolojide geçen bir olgu. Bazı bireylerin, günlük hayatın sıkıcılığına ve depresyon yaratan bazı gerçeklerin dayanılmaz ağırlığına karşı yaptıkları eylemleri anlatmak için kullanılıyor. Hem karşı çıkanlar, hem de destekleyenler var. Örneğin Yüzüklerin Efendisi’nin yazarı Tolkien bunun iyi bir şey olabileceğini söylemiş. Freud da belirli bir yere kadar gerekli bir durum olduğundan bahsetmiş. Demem o ki bu saydıklarımı belirli bir amaç doğrultusunda ve kontrollü olarak yapıyorsak bu iyi bir şey, yoksa tamamen gereksiz şeyler. Yapmakta bir fayda yok, o halde yapmanın da gereği yok.

Şimdi, bu konular üzerinde vakit geçirdikçe belirli engellerle karşılaşacak, belki şeyleri önceden bilmiş olmak isteyeceksin. Bu yüzden aşağıdakileri de belirtmekte fayda var:

Gelişigüzel plan yapmak: Bir konuda başarılı olmuş insanların hepsi iyi plan yapar ve disiplinli hareket ederler. Benjamin Franklin’in söylediği gibi: “Plan yapmakta başarısız olanlar, başarısızlığın planını yaparlar.” Bu yüzden bu konuyu es geçmemek gerekiyor.

Plan yaparken çok zaman kaybetmek: Bu ve bunun gibi yöntemler üzerinde çok zaman kaybediyorsan, bu, erteleme hastalığının bir göstergesi olabilir. İçten içe işe başlamak istemediğimiz için planı mükemmel hale getirmeye çalışırız. Fakat geleceği göremediğimiz için, nelerle karşılaşacağımızı kesin olarak bilemeyiz. Dolayısıyla mükemmelleştirmeye çalışmak yararsızdır. Plan yapmak bir amaç değil, bir araçtır. Bir an önce başlayın ve sonra gelişen durumlara uyum sağlayın. Bu aslında bildiğiniz, çokça karşılaştığınız bir şey. Zira hayat denen şey böyle bir şey.

Kendine çok yüksek hedefler koymak: İnsan tabii, hele bir de idealistse, yapmışken olabilecek en iyisini yapmak istiyor. Fakat bu da doğaya aykırı bir davranış: Yeni doğan bir bebek, 1 kiloluk bir kutuyu kaldıramaz. Fakat 7’den 70’e hemen hepimiz bunu yapabiliriz. Hatta belki 10 kiloluk bir kutuyu da taşıyabiliriz. Fakat neredeyse hiçbirimiz 100 kiloluk bir kutuyu yerinden kaldırıp taşıyamayız. Şimdi insan, 1-2 kiloyu zor kaldırırken, bir anda 100 kiloyu denerse ya bir yerini incitir, ya da kendisini sakat bırakır. Fakat düzenli ve istikrarlı çalışırsa, bir süre sonra 100 kiloluk bir kutuyu da taşıyabilecek şekilde güçlenir. Zihin ve karakter de böyledir. Bu yüzden bir anda olabilecek en yüksek hedefleri değil, şimdikinden en çok 1-2 kademe daha iyi şeyleri yapmayı hedefleyelim. İlk önce bunu bir başaralım. Daha sonra kademeleri atlayarak bir şeyleri hedeflemeyi isteyelim. Buna dikkat etmezseniz kısa süre içerisinde moraliniz bozulacak ve şevkiniz kaçacaktır.

Birden fazla liste yapmak: Hayatınızda yapılması gereken her şey için sadece tek bir liste yapın. İş hayatı için ayrı, kalan zaman için ayrı diye düşündüğünüzde hiçbir şeyi tamamlayamıyor, bunalımlardan bunalım beğeniyorsunuz.

Önceden belirlemek: Bir hafta önceden, o haftanın çerçevesini çizin. Neler yapılması lazım, neleri tamamlamak gerekiyor belirleyin. Daha sonra günlük olarak yapılacak işleri optimize etmek için böylesi listeler yapıp, işlerle daha yakından ilgilenin. Bu sayede daha çok daha yüksek verimler alabilirsiniz.

Kendi önceliğini başkasının belirlemesine izin vermek: Kendi planınızı kendiniz yapın. Başkalarının, sizin hayatınızı belirlemesine izin vermeyin. Jim Rohn’un bu konuda güzel bir lafı var: “Kendi hayat planını tasarlamazsan, büyük ihtimalle bir başkasının planında yer alırsın. Bil bakalım başkaları senin için ne planlar? Çok fazla bir şey değil.” Bu arada bu “uyumsuz ol” demek değil. Bilakis, bir plan yap, uygun zamanlarını bu plana göre belirle ve için rahat bir şekilde hem uyumlu ol, hem de işlerini bitir demek istiyorum.

Bir bölüme 8’den fazla iş koymak: Her bölümde günlük olarak yapılması gereken bu kadar çok iş varsa, bir şeyler yolunda değil demektir. Tim Ferris’in bir lafı var, sanırım şu şekilde çevirebiliriz: “Uyuşuk gibi düşünmek ve rastgele eyleme geçmek: Meşgul olmak tembelliğin bir çeşididir.”  O halde isteklerimize daha uygun çözümler bulabilir ve işlerimizi sadeleştirebiliriz.

Zaman yönetimi önemli bir konu. Bu konuda daha önce etraflıca yazmıştım. O yazıları bu başlıklarda bulabilirsiniz:

Eisenhower Matrisi hayatı kolaylaştıran, zaman yaratmayı sağlayan ve zaman kullanımını en uygun hale getirmeye başlamadan önce işleri elememizi sağlayan faydalı bir yöntem. Bir an önce başlayıp, mutlu yarınlara yelken açmanızı, NASA’nın Türkiye versiyonu olan TASA’yı kurmanız dileğimle.

Kaynakça ve Notlar

Bu yazıyı yazabilmek için bazı şeyleri hatırlamam ve bilmediğim diğer şeyleri araştırmam gerekti. Aşağıda yararlandığım kaynakların listesini bulabilirsiniz.

  1. Güncel Türkçe Sözlük, Türk Dil Kurumu
  2. Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı, Stephen Covey, Varlık Yayınları
  3. The Eisenhower Decision Matrix: How to Distinguish Between Urgent and Important Tasks and Make Real Progress in Your Life, Art of Manliness
  4. Understanding the stress response, Harvard Medical School
  5. Dwight D. Eisenhower, Wikipedia.org
  6. Interstate Highway System, Wikipedia.org
  7. Introducing the Eisenhower Matrix, Eisenhower.me
  8. Benjamin Franklin Quotes, GoodReads.com
  9. Dwight Eisenhower’s Best Productivity Tricks, LifeHacker.com
  10. How to be More Productive and Eliminate Time Wasting Activities by Using the “Eisenhower Box”, JamesClear.com
  11. The Eisenhower Matrix: How to Make Decisions on What’s Urgent and Important, DevelopGoodHabits.com
  12. Escapism, Wikipedia.org