Bir gün: Uyanıp yüzümü yıkıyorum. Kahvenin suyunu ısıtırken üzerimi değiştiriyorum. Kahvemi aldıktan 12 saniye sonra ofisimdeyim.

Bir başka gün: Bugün evden çalışasım yok. Bilgisayarımı alıp Büyükada’ya geçiyorum. Adaya varınca iskelenin sağındaki çaycıya oturup bilgisayarımı açıyorum. Acıkınca bir arka sokaktaki balık ekmekçide hızlı bir öğlen yemeği yiyorum. Ağzımın yağıyla bir kahve içmek için tekrar çaycıya geçiyorum. Önümde bilgisayar, seyirde balık istifi şeklinde sıralanmış koca koca binalarıyla İstanbul ve fonda, adadaki kalabalığın yarattığı uğultuyu bastıran vapur düdükleri ve aşağıdaki senfoniye gökyüzünden eşlik eden martılar var.

Başka bir gün: Video konferans bir iş görüşmesindeyim. Kameranın diğer tarafındaki kişinin gördüğü sinek kaydı sakal tıraşlı bir adam tiril tiril beyaz bir gömlek giymiş. Derli toplu görünüyor. Kameradaki kişinin görmediğiyse altımdaki şortla tam bir moda ikonu olduğum.

Kulağa güzel geliyor, öyle değil mi? Dilimizde de kullanılan şekliyle “home office” ya da Türkçesiyle “ev ofis” veya “evden çalışmak” işte böyle bir şey. Ben de kendi hesabıma çalışmaya başladığımda evin bir odasını ofis olarak ayırmıştım. Bir bilgisayar, sandalye, çekmeceli bir çalışma masası ve bir evrak dolabıyla ihtiyacım olan her şeye sahiptim. Sonraki yıllarda evdeki ofisimden işimi ve ekibimi idare ettim -daha çok edemedim. 2011 yılının Eylül ayından geçtiğimiz aya kadar da home office konusunda tecrübe sahibi oldum.

Yukarıdaki lirik girizgaha rağmen ben kendi deneyimlerin sonucunda evden çalışmayı kesinlikle tavsiye etmiyorum.

Tek de çalışsanız evin dışında ayrı bir ofis kiralamalısınız. İşin, işte yapılması gerektiğini düşünüyorum. Ofis kiraladıktan sonra eğer işiniz müsaitse bunalınca Adalar’a ya da Modalar’a gidebiliyorsanız ne ala. Fakat “home office” çalışmaya heves etmeden önce hatırlamakta fayda var: Dünyanın en büyük firmaları maliyetlerini düşürmek için ellerinden gelen her şeyi yaparlar. On binlerce çalışanın evden çalışmasını sağlayarak sadece yemek masrafından yılda trilyon kar edebilirlerdi. Bunu ısrarla yapmıyorlarsa bir bildikleri olabilir mi?

Yine de “yok arkadaş, ben evden çalışacağım, rahatıma bakacağım” diyenler için artısıyla, eksisiyle bir home office rehberi hazırladım.

Evden Çalışmanın Artıları

1. Özgürlük Hissi: İstediğiniz saatte uyanır; istediğiniz saatte, istediğiniz şekilde, istediğiniz kıyafetlerle çalışırsınız. Ofisinizi istediğiniz gibi döşeyebilir, oda sıcaklığını, havalandırmayı ve ışık miktarını istediğiniz gibi ayarlayabilirsiniz.

2. Trafik Çilesi: İşinize ulaşmak için çekmeniz gereken bir trafik çilesi olmaz. Bu sayede günde en az 1, İstanbul’daysanız 2+, saatten tasarruf edebilirsiniz.

3. Zaman Ayırabilmek: Evden çalıştığınızda annenize, babanıza, eşinize ve arkadaşlarınıza daha çok zaman ayırabilirsiniz. Çocuklarınızın büyüdüğünü görebilir, onlarla oyunlar oynayabilirsiniz. Kendinize de çok daha fazla zaman ayırabilirsiniz.

4. Maliyet: Yasal olarak evinizin bir kısmını ofis olarak tanımlamanız gerekir. Kiranız 1000 TL’yse bunun 250 TL’si ofis, 750 TL’si ev kiranız olabilir. Bu 250 TL’yi, yine yasal olarak, gider olarak gösterir ve böylece daha az gelir vergisi ödersiniz. Yol masrafı ve fatura masraflarınız azalır. Giyim masrafınız azalır. Öğlen yemeklerini evde yapıp yerseniz yemek masrafınız azalır.

5. Gereksiz Efordan Tasarruf: Evden çalışmak sizi ofis dedikodularından, zorunluktan yapılan muhabbetlerden, saatler süren toplantılardan, habersiz gelen misafirlerden ve gelip de bir türlü kalkmak bilmeyen ofis ziyaretçilerinden korur.

home ofis 2

Evden Çalışmanın Eksileri

Bütün bunlar teoride çok güzel ama ben evden çalışmayı en çok da aşağıdaki sebeplerden dolayı kesinlikle tavsiye etmiyorum.

1. Performans ve Rahatlık: Nasıl ki eşek hoşaftan anlayan bir canlı türü değilse, insan da rahatlığın kıymetini bilen bir canlı türü değil. Rahatlık üretkenliğe engel olur. Öğrenciyken aylar önce verilen ve bir türlü başına oturamadığınız fakat son 2 günde her nasılsa 4 aylık işin üstesinden geldiğiniz ödevleri hatırlıyor musunuz? İnsan beyni zor koşullarda çok yüksek performansla çalışmaya elverişli olsa da rahatlık insanı mayıştırır. İlk aylar her şey yolunda giderken bir süre sonra daha geç uyumalar / uyanmalar, “dur şunu da izleyeyim / okuyayım öyle işe başlayayım“lar başlar.

Sabit bir maaşla çalışmadığımız için: Verimimiz ne kadar düşerse, gelirimiz de aynı oranda düşer. Gelir ne kadar düşerse mutlu ve sağlıklı bir hayat yaşama ihtimali de o oranda düşer. Ve üzülerek ekliyorum ki; bugünün dünyasında aynı anda hem geçinebilecek parayı kazanıp hem de gün boyu çocuklarınızla oynayabilmek pek gerçekçi bir istek değil. Yapan birine rastlamadım, rastlarsam da münferit bir örnek olduğunu düşüneceğim.

2. Sosyalleşme: İnsanoğlu, bilimsel olarak, sosyalleşmeye ihtiyaç duyan bir canlı türü. Hatta Yuval Noah Harari’ye göre bugün dominant ırk olmamızın en önemli sebebi aynı amaç uğruna büyük gruplar halinde çalışabilme yeteneğimiz. “Ben zaten insanları sevmem. Çevremde ne kadar az insan olursa o kadar mutlu olurum” diye düşünüyor olabilirsiniz fakat evde tek başına çalışmak sosyalleşme imkanı tanımadığı için pek çok yeteneği elinizden alır. Örneğin evden çalıştığınızda karşınızda düzenli olarak herhangi bir ölçüm kıstas değeri görmediğiniz için rekabet edebilme kabiliyetinizi yavaş yavaş kaybedersiniz. Rekabet yeteneği konusu da çabalama yeteneğiyle ilişkili bir konu. Şimdi evden çalışmayı anlatırken felsefeye geçmeyelim ama bu konularla ilgileniyor ve beyninizin yanmasına aldırış etmiyorsanız Aristo’nun “Eudemos’a Etik” kitabında anlattığı gibi çaba-iştah ilişkisine ve cansız nesnelerin dingin, düzenli ve iştahsız olduğu İkinci Kitap kısmına göz atabilirsiniz. Anlatmak istediğimin özeti şu: Evden çalışmak sizi antisosyal yapar ve bu pek çok nedenden dolayı kötüdür.

3. Tüm Gün Mesai: Kendi işinizi yaptığınızda aklınızın sürekli işinizde olması doğal bir durum. “Home office” ortamında her an bilgisayarınıza ulaşabildiğiniz için sürekli olarak çalışabiliyorsunuz. Bu yüzden mesai saatiniz bir anda 24 saate çıkabiliyor. İşiyle hayatının kalanını ayırabilenler vardır belki fakat ben bunu yapamadığımı gibi çevremde yapabilene de rastlamadım.

4. Dikkat Dağınıklığı ve Algı: Evden çalıştığınızda dikkatinizi dağıtacak ve sizi işinizden edecek binlerce şey çıkabiliyor. Eve bir şey lazım olabiliyor ya da ofis yaşamında olmayacak gürültüler çıkabiliyor. Bir de ofis yaşamındaki mahalle baskısı olmadığı için oyun oynamak, televizyon izlemek ya da uyumak insana çok daha tatlı gelebiliyor.

Bununla birlikte insanların evden çalışma konusundaki algısı bu durumun profesyonellikten uzak olduğu yönünde. Hal böyleyken müşterileriniz de dahil olmak üzere, insanlar gerçek bir işiniz olduğunu anlayamıyorlar. Bu yüzden buna saygı gösterebilmeleri pek mümkün olmuyor. Hatta bir süre sonra siz bile gerçek bir işiniz olduğunun ayırdına varamıyorsunuz ve işinizle ilgili yapmanız gerekenleri yapmamaya başlıyorsunuz.

5. Hareketsizlik: İnsan evde yaşayıp evde çalışınca daha evcimen oluyor. Daha evcimen oldukça da daha az dışarı çıkmak istiyorsunuz. “Hem zaten dışarıda hava çok soğuk/sıcak. Karlar yolu kapamış. Çok fena yağmur yağıyor. O trafik çekilmez şimdi. En iyisi ben bugün de çıkmayıp evde işime bakayım.” vb bahanelerle hareketsizliğe alışıyorsunuz. Bu da hem psikolojik, hem de biyolojik olarak sizi günden güne çürütüyor. İnsan bedeni hareket etsin diye yapılmış bir makine olduğu için bu kadar çok hareketsizlik ömrünüzden kısaltıyor.

Bütün bunlara rağmen hala sizi ikna edemediysem bari aşağıdaki ihmal etmeyin.

home office 3

“Home Office” Nasıl Düzenlenir?

Çalışma Zamanı ve Şekli

Bir yerde maaşlı çalışıyormuşsunuz gibi belirli bir saatte işe başlayın, belirli bir saatte işi bırakın. Öğlen yemeğini ihmal etmeyin ve düzenli olarak mola verin. Bu dengeyi ayarlayamazsanız evden çalışmanın bir kabusa döneceğine emin olabilirsiniz.

Mutlaka üzerinizi değiştirin, yatak kıyafetleriyle çalışmak performansınızı çok fazla düşürür.

Çalışma Odası veya Çalışma Alanı

İş hayatıyla ev hayatını ayırmanın en kolay yolu bunları fiziksel olarak ayırmaktır. Mümkünse kendinize bir çalışma odası belirleyin. Bu odaya sadece iş yapmak için girin. Dinlenme anlarında o odada olmayın. En çok 120 dakika çalıştıktan sonra dışarı çıkıp 10-15 dakika yürüyün. Eğer dışarı çıkamıyorsanız evin içinde turlayın. Dinlenme anlarında bilgisayardan ve diğer elektronik aletlerden bir süre uzaklaşın.

Aynı odada çalışmamaya ve uyumamaya özen gösterin. Eğer hepsini aynı odada yapmak zorundaysanız çalışma alanınız belirli bir yer olsun ve odanın o kısmında sadece çalışmak için bulunun.

Çalışma odanızda / alanınızda dikkatinizi dağıtacak eşyalar ve renkler olmamasına gayret edin.

Görüş alanınızda bitkilerin olması hem sizi daha çok mutlu eder hem de performansınızı arttırır.

Havalandırma ve Isı

Havasız, kötü kokan, basık işyerlerini hatırlıyor musunuz? Sizinki öyle olmasın. Odayı mümkün olduğunca havalandırın. Odayı havalandırmak hem sağlık hem de performans açısından önemlidir.

Çalıştığınız alanda kesinlike sigara içmeyin. Duvarın, perdenin sigara kokmasını da geçtim; bunlar ciğerlerinizin yanında önemli değiller.

Oda sıcaklığının 21-24 derece arasında olması önerilir. Daha düşük ve yüksek sıcaklıklar hem sağlınız açısından kötüdür hem de odaklanmanızı zorlaştırır.

Çalışma Masası

Masanız mümkünse çekmeceli olsun. Çekmecenizde en çok ihtiyaç duyacağınız kalem, not defteri, kaşe, fatura, zımba, vb. şeyleri bulundurun. Eğer çekmecesiz bir masanız varsa yakınlarda bir dolap bulundurmak masanın derli toplu kalmasına yardımcı olur.

Mümkün olduğunca kağıt kullanmayın. Kağıt kullanmak em hdoğaya zararlıdır, hem çok toz oluşturur hem de dağınıklık yapar. Üstelik bir şeyleri kağıda not almak çok verimsizdir.

Masanın üzerinde sadece gerçekten ihtiyaç duyacağınız şeyler olsun. Bununla birlikte sizi motive eden, örneğin ailenizin fotoğrafı gibi şeyler bulundurmanızı öneririm.

Sandalye

Nasıl ki ofiste yatakta oturup çalışmıyorsanız aynısı evdeki ofisiniz için de geçerli. Mümkünse bir çalışma sandalyesinde oturun. Değilse de oturduğunuz sandalye mümkün olduğunca ergonomik ve kaliteli olsun. Buna yapacağınız yatırım sağlığınıza yapacağınız yatırımdır.

Sandalye yüksekliğini masaya ve boyunuza göre ayarlayın. Bu konuda pek çok kaynak bulabilirsiniz. Bu konudaki ihmal ileride bilek, kol, sırt ve bel problemlerine neden olur.

Işıklandırma

Işık miktarınız üretkenliği belirler. Işığın açısı ve yönü gibi konularda uzman ya da tecrübeli olmadığım için bir şey demem doğru olmaz ve fakat mümkünse gün ışığını gören yerlerde çalışın. Gün ışığı mutlulukla ilişkilendirilen hormonların salgılanmasına sebep olur. Aynı zamanda daha üretken olmamıza ve geceleri daha rahat uyumamıza olanak sağlar.

İkili İlişkiler

Evden çalışırken en çok zorlanacağınız konulardan biri çevrenizle olan ilişki yönetiminiz olacaktır. İnsanlar evde ve ulaşılabilir olduğunuzu bildikleri için istemeden de osla işinizi engelleyebilir. Bunun için mesai saatlerinde iş yapmakla mükellef olduğunuzu önce kendinize ve sonra da başkalarına sıklıkla hatırlatmanız gerekebilir.

home ofis evden çalışmak

Teknoloji

Her şeyden önce: Sabah işe başlamadan önce gazete okumayın, sosyal medyaya girmeyin, e-posta kontrol etmeyin. Bunlar dikkatinizi dağıtır, zamanınızı tüketir ve performansınızı düşürür. Bir şey okumak istiyorsanız 20 dakika kitap okuyun, daha verimli çalıştığınızı göreceksiniz.

Gelelim teknolojinin nimetlerine:

Bilgisayarınızın, Internet hattınızın ve varsa fotokopi makinenizin sorunsuz çalıştığından emin olun. Bunların ikide bir sorun çıkarması hem performansınızı düşürür hem de sinirlerinizi yıpratır. Bilgisayarınıza paralı bir virüs koruma programı kurmak ve bilgisayarın açılışında şifre kullanmak güvenlik açısından yararlı olacaktır.

Bilgisayarın yakınında sıvı tüketmemeye gayret edin. Her halükarda bir bilgisayar yükseltici (yukarıdaki resimde monitörün yanında bulunan platform) kullanmak olası kazaları zararsız atlatmanızı sağlayacaktır.

Internet’i kullanmak zorunda olduğunuz bir iş yapıyorsanız yedekli olmanızı öneririm. Evdeki sabit Internet bağlantısının yanında bir mobil operatörün Internet hattına sahip olmak hayat kurtarabilir.

Ajanda yerine Google’ın ücretsiz Takvim uygulamasını kullanabilirsiniz. Bu sayede ajandanıza akıllı telefonunuzdan da erişebilirsiniz.

Toplantılarınızı Skype ya da Google Hangouts üzerinden yapabilirsiniz.

Not almak için Evernote ve muadili uygulamaları kullanabilirsiniz.

Bir ekibiniz varsa proje yönetimi ve iş süreçleri için Basecamp veya muadili programları kullanabilirsiniz.

Veri depolama alanı olarak Dropbox ya da Google Drive öneririm. Ben ikisini de kullanıyorum ama Google’dan daha memnunum.

“Home office” konusunda aklıma gelenler bu şekilde. Bütün süreçleri doğru yönetseniz bile evden çalışmanızı tavsiye etmiyorum. İşi işte yapmanın ve sonra işi işte bırakıp evde daha kaliteli vakit geçirmeyi hedeflemenin daha doğru ve sürdürülebilir olduğunu düşünüyorum.

Bir de artık ofis kurma derdi, tasası ya da bütçesiyle uğraşmak istemeyenler için “paylaşım ofis” denilen bir sektör varken “home office” çalışmak işten değil. Bildiğim kadarıyla İstanbul’da ve İzmir’de bu konuda hizmet veren farklı şirketler var. Hangisi size uyuyorsa onu seçip ofis kurma derdinden de, yarım hamile kalınan evden çalışma şeklinden de tamamen kurtulabilirsiniz.

Çevrenizde evden çalışan ya da bu konuyu merak eden birileri varsa siz paylaşadurun, ben de yine şortumun üzerine beyaz gömleğimi çektim, manşetlerini ilikliyorum. Görüşme bitince önce Adalar’a sonra Modalar’a, en sonunda da ofisime uğrayacağım.

Kaynakça ve Notlar:

1. Fotoğraflar: 1, 2, 3, 4

2. Yuval Noah Harari: “İnsanın Yükseliğini Ne Açıklayabilir?”, Ted.com

3. Aristoteles, “Eudemos’a Etik”, Birinci Baskı, Sayfa 20, BilgeSu Yayıncılık, ISBN: 978-9944-795-71-5