Daha seksi bir başlık bulmayı ben de isterdim fakat olmadı. Bildiğin, dümdüz önceliklendirme konusu. Fakat yabana atma zira çok elzem.

Fark ettiğim bir şey var ki, ne zaman çok az sorumluluğum olsa hiçbir şey yetişmiyor. Fakat ne zaman nefes almaya zaman bulamayacak kadar çok yapmam gereken şey olsa -dışarıdan çok panik görünen ama aslında içeride oldukça sakin bir şekilde işleri yoluna koyan birisi haline gelip- her şeyi yapıyorum. Bu “zorunda kalmazsa kılını kıpırdatmaz” koalalığından ne kadar bıkmışsam demek, bu konuyu enine boyuna düşünmek için zaman ayırdım. Neden böyle olduğum konusunda tatmin edici bir yere varamamış olsam da, insanın en yoğun olduğu zamanlarda nasıl en iyi işleri çıkartabildiğini sanırım anladım. Üzerine yaptığım okumalardan sonra bunu bir hap haline getirdim. İşte bugün bu hapın kullanım şekline bakacağız.

Önceliklendirmek

Her şeyden önce TDK’nın online sözlüğünde böyle bir kelime yok. Fakat “öncelik” kelimesi var ve anlamı “bir şeyin öbüründen önce olması durumu” demekmiş. O halde zannediyorum önceliklendirme kelimesinin anlamına “hangi şeyin diğerinden önce olacağına karar verilmesi” diyebiliriz.

Neyin neyden daha önce yapılması gerektiğine karar verebilmek için gereken tek şey, bu yapılacakların hangi amaca/hedefe yönelik yapılacağını biliyor olmak. O halde bir hedefimiz olmalı -ki ona ulaşmak için neyi neyden daha önce yapacağımızı bilelim. Ben hayatta herkesin en önemli amacının mutlu olmak olduğunu düşünüyorum. Ne ki, mutluluğa giden yol herkes için değişiyor. Sizin yolunuz iş kurup büyütmekten de, daha az çalışıp daha rahat yaşamaktan da geçiyor olabilir. Hedefiniz hangisiyse aşağıda anlatacaklarımı o nihai hedefe göre uygulayabilirsiniz.

1. Liste yapın:

Bir kağıda, yapmanız gerekenin hepsini alt alta yazın. Daha önce söylediğim gibi bu işler yeni bir iş kurmakla da ilgili olabilir, hayatla ilgili günlük/haftalık yapılması gereken şeyler de olabilir. Herhangi bir sırada olması gerekmiyor, sadece aklımıza geldikçe alt alta yazalım.

2. Listeyi düzenleyin:

Şimdi listeyi bölüp, yönetilebilir hale getiriyoruz. Her işin karşısına aşağıdaki başlıklardan birisini yazalım:

Acil ve önemli: Hemen tamamlanması gereken ve büyük etkisi olan işler. Bu işleri zaman kaybetmeden halledin.

Acil değil ama önemli: Hemen yapılması gerekmeyen fakat yapılmasının ya da yapılmamasının büyük etkisi olan işlerdir. Acil ve önemli işlerden sonra bunlarla ilgilenin. Dilerseniz, bunları kendi arasında sıraya koymak için bu gruba giren işlere 1’le 5 arasında bir rakam verebilirsiniz: 1-birincil önem arz eden ve 5-çok da önemli olmayan şeklinde düşünebilirsiniz. Bu sayede en acil ve önemli işler bitince hangi işe başlamanızın iyi olacağını önceden bilebilirsiniz. Aksi halde, adına karar yorgunluğu denilen bir durumu yaşamanız ihtimal dahilindedir.

Önemli değil ama acil: Bu tür işler yapılmasının işinize, hayatımıza ya da nereye gitmek istiyorsak oraya varmaya pek de bir etkisi olmayan işlerdir. Fakat bir şekilde acil olarak yapılması gerekir. Böyle şeyler genellikle başkalarının sizden istediği işlerdir. Örneğin müdürünüzün ya da çalışma arkadaşlarınızın sizden istediği işler bu gruba girer. Sizce / sizin için hiçbir önemi yoktur ama müdür -veya kendi işinizi yapıyorsanız müşteri (hayır, müşterinin her istediği işletmeniz için önemli değildir)- acilen ister ve yapılması gerekir. Bu tür işlere çok fazla zaman harcamamanızı, gerçekten yapılması gerekiyorsa mümkünse birilerini görevlendirmenizi öneririm.

Ne önemli, ne de acil: Pareto İlkesi’ne göre denir ki; işlerin %20’si, etkinin %80’ini yaratır. Tersten düşünecek olursak: Yapılması gereken işlerin %80’inin toplamı ancak %20 etki yaratacaktır. O halde listemizdeki işlerin çoğu aslında pek de önemli değildir. Fakat üzerinde durup düşünmedikçe bu gerçeğin farkına varmaz ve her şeyin önemli olduğunu ve bu yüzden yapılması gerektiğini -üstelik bunların acil olarak yapılması gerektiğini zannederiz. Bu yüzden de sürekli çaba sarf eder fakat boşuna uğraşır dururuz çünkü yaptığımız şey, nihai bir hedefe ulaşmak için gayret göstermekten öte, listeyi temizlemek haline gelir.

Siz de listenizde gerçekten önemli ve acil olmayan işleri belirleyip üzerlerini çizin.

3. Yapılış zamanlarına göre gruplayın:

Bu kısım ekstra Alman disiplini sevenler için. Kendileri genelde Başak burcu oluyor zannediyorum, bilemiyorum. Önceliklendirme konusunda daha çok verim almak istiyorsanız bazı işleri bir arada yapmak size zaman kazandıracaktır. Örneğin ben en zorlandığım şeyleri sabahın erken saatlerinde yapmaya gayret ederim. Hem sonrasında kafam rahat olur, hem de gün içinde enerjim düşmüşken en zorla uğraşmama gerek kalmaz. Bu konuda Mark Twain’in güzel bir lafı var: “Eğer sabah ilk iş olarak bir kurbağa yersen, günün geri kalanı muhteşem geçecektir.” Kurbağanızın ne olduğunu bulmanın ve ilk önce o işi yapmanın faydasını göreceğinizi düşünüyorum.

Yapılması daha kolay olan işleriyse gün için arka arkaya yapabilirsiniz. Burada Pomodoro Tekniği’ni kullanmak performansınızı arttırır. Pomodoro Tekniği der ki; saatini 25 dakikaya kur ve çalışmaya başla. Alarm çaldığında 3-5 dakikalık bir ara ver. İşe dönmeden önce tekrar alarmını 25 dakikaya kur ve başla. Sonra tekrar 3-5 dakikalık bir ara ver. Bu döngüyü toplamda 4 kere yaptıktan sonra 20-30 dakikalık bir ara ver. Sonra bütün sürece yeniden başla. Siz de bu tekniği kullanarak yapılması çok zaman almayan önemli işleri arka arkaya bitirebilirsiniz.

4. Mükemmeliyetçi olmayın:

Mükemmeliyetçilik ve en iyisini yapmak istemek arasında ciddi bir fark var. Mükemmeliyetçilik hiçbir hata yapmadan en iyiye ulaşma isteği ve doğal bir durum değil. Özellikle girişimcilik konusunda konuşuyorsak bu tutumda olan insanlar her şeyi mükemmel bir şekilde yapmaya çalışıp inanılmaz zaman kaybediyorlar. Eğer bu yazıyı kendi işinizi kurmak veya işinizi geliştirmek amacıyla okuyorsanız, yapmanız gerektiğini düşündüğünüz işleri listelerken mükemmeliyetçi olmayın. Sadece gerçekten önemli olanları yapıp devam edin, zaman kaybetmeyin.

5. Yanılsamalara dikkat edin:

Yine işle ilgili konuşuyorsak hiçbir zaman her şey kontrol altında olamaz. Eğer size böyle geliyorsa bir sorun var demektir. Bu, her acil işe yetiştiğiniz fakat gerçekten önemli olanların farkında olmadığınız anlamına gelebilir. Aynı zamanda pek de zorlanmadığınızı düşünüyorsanız, bu, hiçbir konuda bir gelişme göstermediğiniz anlamına da gelebilir. Bu yüzden arada bir bütün o koşturmaca sırasında bir durup düşünmekte fayda var.

6. Esnek olun, uyum sağlayın:

İnsan, kendisini bir anda 180 derece değişmiş durumların içerisinde bulabiliyor. Bir şey oluyor ve hayatınız tepetaklak oluyor ya da eskiden önemli gibi görünen şeyler önemini yitirirken, aklınıza hiç gelmeyen bir konu sizin için en önemli şey haline gelebiliyor. Diğer yandan elbette bu kadar dramatik olmasına da gerek yok; hayat büyüklü küçüklü, iyi kötü sürprizlerle dolu. Bu yüzden, önceliklendirme konusunu ne kadar iyi yapmış olsanız da esnek olmak ve uyum sağlamayı öğrenmek bizi daha mutlu yapacak ve varmak istediğimiz neresiyse oraya daha rahat varmamızı sağlayacaktır.

Bazı insanlar bir ömürde 5 ömürlük işler yapıyorlar. Bazı yeni kurulan şirketlerse 5 senelik şirketin önüne geçebiliyorlar. Baktığınızda genellikle önceliklendirme konusunu ne kadar iyi yapıp yapamadıklarını görüyorsunuz. Bu yüzden şimdi sıra sizde:

Sizin öncelik verdiğiniz şeyler nelerdir? Siz ne tür problemlerle karşılaşıyorsunuz?

Yorumlarınızı Facebook‘tan paylaşabilirsiniz. Burada yazmadığım içerikler için sayfanın altındaki alandan bültene üye olabilirsiniz.