Yazının bir kısmını yazmıştım. Sonra bergamotlu (Britanyalıysanız “Earl Grey”) çayımdan bir yudum alırken gözüm çalışma odamın diğer duvarında bulunan kitaplıktaki bir kitaba takıldı. Derin düşüncelere dalmış buğulu gözlerimle kitaba bakarken gülümsedim. Yüksek lisans yaptığım dönemde aldığım “Disiplinlerarası Güncel Yönelimler” dersinde yazmam gereken makale için okumam gereken kitaplardan biriydi. Adı “Gutenberg Galaksisi”ydi.

Bir entelektüel romantikliği içerisinde başım italik bir şekilde bunlar aklıma gelince önceki yazdıklarımdan vazgeçip bunu anlatmaya karar verdim.

O dersin hocası acayip dolu, kültürlü, alanında dünyaca ünlü bir adam. Bense bir Çukurovalıyım. Dersin adına bile aklım zor yetiyor. Bu yüzden makaleyi yazmayı öteledikçe öteliyorum. Günler geçtikçe vücudum stres kaynaklı kortizol cenneti haline geliyor. Sonunda iki gün kala yararlanacağım 4 farklı kitabı hızlıca tarayıp notlar alıyorum. Teslim gününden bir gün önce ikindi vakti yazmaya başlıyor ve son anda yetiştiriyorum.

Çünkü yumurta kapıya dayanıyor.

Şimdi, bu laf kimisine göre argo olduğu için ayıp, kimisi için günlük hayatın ta kendisi olduğu için kullanılması normal. Gerçek şu ki Anadolu insanı aslında argo olan bir lafı kendine has kıvrak zekasıyla yumuşatmış. Bilmeyenler varmış, anlatalım: “Yumurta” dediği tavuk yumurtası, “kapı” dediği de neresi artık tahmin edersiniz. Anlamı da “işler sıkışınca”, “son ana kalınca” gibisinden aciliyet belirten bir durum. Son teslim tarihinin (plaza dilinde “deadline”) hemen öncesinde ödev, proje, iş yetiştirme durumu gibi bir aciliyeti kastediyorum. Aynı şekilde son anda haber verip de gelen misafirler için savaş alanını andıran bir evi toparlamak veya yarım saatte 4 çeşit yemek yapabilmek gibi herkesin başına gelen durumlardan bahsediyorum.

Peki normal şart altında koala gibi olan insanlar neden böylesi anlarda verimlilik timsali oluyorlar?

Parkinson Yasası

1909 – 1993 yılları arasında yaşamış C. Northcote Parkinson adındaki bir deniz tarihçisi 60 civarı kitap yazmış. Bunlardan birinin adı da Parkinson Yasası (Parkinson’s Law). Kitabın ve kanunun hikayesi de şöyle: Parkinson, 1955 yılında The Economist dergisinde kamu yönetimi ve bürokrasinin verimliliğini eleştiren hicivli bir yazı yazar. Yazıda, bürokrasilerde çalışan insan sayısının nasıl arttığına dair incelemelerini anlatır. Sonrasında bu konuda matematiksel bir formül geliştirmiş olmasına rağmen “Parkinson Yasası” denilince akla gelen cevapların en popüleri, o gün The Economist dergisinde yayınlanan yazının ilk cümlesidir:

Bir iş, bitirilmesi için kendisine ayrılan sürenin hepsini kapsayacak şekilde uzar.”

Bu prensip; zaman, kaynak ve proje yönetimi gibi konularda çokça kullanılıyor:

  • 1 saatlik bir ev işi için 3 saat ayırırsanız, o iş 3 saatte biter.
  • Sabahları işe gitmeden önce duş almak, kahvaltı yapmak ve hazırlanmak 1 saat sürmesine rağmen, pazar günlerinde aynı süreçlerin toplamda 3-4 saat sürer.
  • İş yaşamında bir işin tamamlanma süresi olarak 2 ay verirseniz 2 ayda, aynı iş için 5 aylık süre verirseniz 5 ayda biter.

Bu yasa hayatın diğer alanlarında da geçerlidir:

  • Maaşınız arttıkça “ihtiyaçlarınız” da artar. Bu yüzden maaş artması ve para biriktirme arasında sanıldığı gibi doğrusal bir ilişki yoktur.
  • 7 aydır kilo veremiyor olmanıza rağmen tatile gitmeden 2 hafta önce istediğiniz kiloyu verebilirsiniz.
  • Eşyalarınızın sayısı, evinizdeki boş yeri dolduracak şekilde artar. Ev büyüdükçe daha çok eşyaya sahip olma “ihtiyacı” da büyür.
  • İştahınız, tabağınızın büyüklüğüne göre artar. Bu yüzden kilo verme tavsiyelerinde küçük tabaklar kullanılması önerilir.

Peki bu, gerçek hayatta ne işimize yarayacak?

Parkinson Yasası’na Göre Plan Yapmak

Hep söylüyorum: İnsanların çoğu koala gibi, panda gibi uyuşuk bir canlı türü. Yukarıdaki örneklerden de gördüğümüz gibi bunu biliyoruz. Bunu kırmanın en iyi yoluysa sürekli olarak bir şeylerle ilgilenmek, bir şeyler yapmak. Beyninizi ve vücudunuzu çalıştırdıkça bir süre sonra boş boş oturmaktan sıkılmaya, gerilmeye başlıyorsunuz. Hangisi iyidir, hangisi kötüdür başka bir mesele ama tecrübeyle söyleyebilirim ki; bir şey yapmamaya alıştığınız zaman sanki üzerinizde bir ölü toprağı varmışçasına atalet sahibi oluyorsunuz. Yapmak istediğiniz şeyleri yapmak için de zaman, para, enerji ve ilişki yönetemez hale geliyorsunuz. Tekrar bir şeylerin üstesinden gelmeye başlamak için de adım adım gitmeniz gerekiyor. Koala gibi güneşin altında yaprak kemirirken bir anda tazı gibi koşulmuyor. İşe, zaman yönetimiyle başladığınızda diğerleri de kendiliğinden geliyor zira zaman en kıt kaynak. Onu yönetebilen kalanını da yönetebiliyor. Bunun için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz.

1. Ne yapmanız gerekiyor? Neden?

Parkinson’un bir de çok bilinmeyen Önemsizlik Yasası var. Bu yasaya göre bir kurumda çalışan kişiler önemsiz işlere çok fazla zaman ayırma ve önemlileri ihmal etme eğilimindedirler. Bizler de kendi hayatlarımızda aslında çok önemli olmayan şeylere çok fazla zaman harcıyor ve sonrasında önemli şeylere zaman bulamıyoruz. Bu yüzden aşağıdaki soruların cevaplarını düşünmek isteklerimiz konusunda daha bilinçli olmamızı sağlayabilir:

  • İstekleriniz için neleri yapmanız gerekiyor?
  • Neden bunları yapmak istiyorsunuz? “Çünkü istiyorum”dan bir kaç adım daha geriye gitmenizi öneririm.
  • Neleri yapmanız sandığınız kadar önemli değil?
  • Etik ve doğal yollarla en kısa sürede nasıl oraya gidebilirsiniz?
  • Bunun için kimlerle birlikte çalışmak size yarar sağlar?

parkinson yasasi kanunu 2

2. Yapmanız gereken işlerin hangilerini yapmak istemiyorsunuz? Neden?

Bazen yapmamız gereken şeyleri yapmak istemez, öteleriz. Bu durumun kronik bir hal almasına “Erteleme Hastalığı” ya da İngilizcesiyle “procrastination” adı verilir. Blogu açmadan önce Erteleme Hastalığı hakkında 22 sayfalık bir yazı yazmıştım. Blogun ilk yazısı o olacaktı fakat önce erteledim, sonra da vazgeçtim. Bu yazıyı ileriki dönemlerde parça parça yazacağım. Erteleme Hastalığı’nın, başarısızlık ve eleştiri korkusu ya da nereden başlayacağını bilememek gibi çok çeşitli sebepleri var.

Bu konuda yapabileceğiniz en iyi şeylerden biri; bir işi yapmak içinizden gelmediği o anda durup neden yapmak istemediğinizi düşünmek. Bunun sebebi tam olarak nedir? Korkular, nereden başlayacağını bilememek, o iş için fazla değerli olduğunu düşünmek ya da o an yapacak daha eğlenceli şeylerin olması mı? Yoksa tamamen bir başka sebep mi? Bunun üzerinde düşünmek bir anda insanın ufkunu iki katına çıkartıyor. Kesinlikle tavsiye ederim.

3. Yapacağınız işleri ne kadar sürede yapacaksınız?

Bir işe süre tanımlaması yapmazsanız o iş sonsuza kadar sürer. Ya da yukarıda, yasanın söylediği gibi: Bir iş, bitirilmesi için kendisine ayrılan sürenin hepsini kapsayacak şekilde uzar.” Bu yüzden bir süre belirleyin. “Gelecek hafta bunu yapmam lazım” ya da “bugün bunu yapmam lazım” gibi belirsiz şeyler söylemek yerine plan yapın. Gelecek hafta, hangi gün, saat kaçta? Saat kaça kadar sürecek?

Süre tutun: Özellikle bir işi ilk defa yapıyorsanız süre tutun. Örneğin ben bu blog yazısıyla ilgili her şeyi 5 saat 12 dakikada bitirdim. Siz günlük işlerinizi ne kadar sürede yapıyorsunuz?

4. Bu süreyi ne kadar kısaltabilirsiniz?

Spor yapanların iyi bildiği gibi bir kas grubu, onu zorladıkça gelişir. Siz de zaman yönetimi konusunda ciddiyseniz iş tamamlama sürelerinizi kısaltmanızı öneririm. Örneğin elinizdeki işin 1 saatte biteceğini öngörüyorsunuz. Bunu 54 dakikada (%10) bitirebilir misiniz? 48 dakikada (%20) bitirebilir misiniz? 36 dakikada (%40) bitirebilir misiniz?

Not: Hayatta bazı süreçleri kısaltamazsınız ve zaten kısaltmamanız da gerekir: Uyku, beslenme, dinlenme anlarını ve sevdiklerinize ayırabildiğiniz zamanları hem süre bakımından hem de kalite bakımından mümkün olduğunca arttırmanızı öneririm.

5. Odaklanın

Bir işi yaparken sadece o işe odaklanmak performansınızı katlayacaktır. Şunu ayrıca yazacağım fakat bahsetmiş olayım: “Multi-tasking” denilen aynı anda birden fazla işi halletme durumu gerçek değil, masaldır. Bu iş yapış şekli beynin plastiğine aykırı olduğu için beyninize zarar vermektedir.

Bu yüzden bir işi tamamlarken rica ediyorum sosyal medyadan, mesajlardan, bildirimlerden, televizyondan, Internet’te zaman geçirmekten, başkalarıyla muhabbet etmekten, vb. şeylerden uzak durun. Hangi yazarı, bilim insanını, iş insanını, programcıyı, sanatçıyı -olağanüstü şeyler yapmış kimi inceleseniz- bunu görürsünüz: Bu insanlar çalışırken sadece yaptıkları işe odaklanır, o an dünyanın geri kalanını dışarıda tutarlar.

Bizler de kendi hayatımızda bunu uygulayabiliriz. Örneğin şu hiç bitmeyen toplantılarınıza cep telefonlarınızla girmeyin. Uzaya adam gönderen koskoca şirketler yapıyor da siz mi yapamıyorsunuz? İş vaktinde gazete okuyup, telefonda sohbet edip, her sigara molasında yarım saat harcayıp sonra da işler yetişmiyor diye söylenmeyin. Siz böyle davranıyorsunuz diye insanlar mesaiye kalmak zorunda olmasınlar.

Örneğin ailem ve yakın arkadaşlarım bilir ki ben yazı yazarken telefona bakmam. Telefonum sessizde ve benden uzaktadır. Ya da mesai saatleri içinde telefonda sohbet etmek için aranmış olmaktan hoşlanmam, gerilirim. Çünkü odaklanıp elimdeki işi bir an önce bitirmek isterim. Diğer türlü dikkatim dağılır, işe ayırdığım süre uzar ve yasanın söylediği gibi işin tamamlanması da uzamış olur.

6. Kontrol mekanizmaları oluşturun

6.1. Bitirmeniz gereken işlerin arkasına hemen bir iş, bir görüşme ya da başka bir zorunluluk koyun. Örneğin ben bugün yazmayı bitirdikten sonra öğle yemeğimi yiyeceğim. Yemekten sonra “sakin kafayla” bu yazıyı kontrol edeceğim. Hemen sonrasında göndereceğime söz verdiğim işle ilgili 1 e-posta, 1 kargo ve 3 mesaj var. Sonrasında bugün tamamlanması gereken bir iş var. Çünkü ilgili kişiye en geç yarın e-posta göndermiş olmalıyım. Yarın da önümüzdeki dönemlerde vereceğim bir eğitim hakkında çalışmam gerekiyor. Onun da e-posta’sını Çarşamba göndermiş olmalıyım.

Siz de işlerinizi arka arkaya zorunluluklar yaratacak şekilde planlayabilirsiniz. Eğer çalışmıyorsanız günlük planlarınızın arkasına eş, dost, akrabayla görüşme planları koyabilirsiniz.

6.2. Duyurun ya da başkasına kontrol ettirin: “Kontrol etmediğiniz şeyi ölçemezsiniz” diye güzel bir laf var. Özellikle kendi işinizi yapıyor ve kimseye karşı bir hesap vermiyorsanız, verimsiz çalışıyor olabilirsiniz. Bu yüzden kontrol mekanizmaları kurmanızı öneririm. Bunun için en doğrucu Davut arkadaşınızdan yardım isteyebilirsiniz. Ya da dertsiz başınıza dert alıp bunu duyurabilirsiniz. İnsanlar en çok bunu kilo verme, sigarayı bırakma ya da spora başlama gibi konularda yapıyorlar. Ne kadar sürede ne yapacaklarını sosyal ağlarda duyuruyorlar. Ben blog raporları yazarak önceki ayın planlarını gerçekleştirip gerçekleştirmediğimin hesabını veriyorum. Siz de kendi yöntemlerinizle kontrol mekanizmaları oluşturabilirsiniz.

İşin özü, mirim, kendi zamanını yönetemeyen hiçbir şeyi yönetemiyor. Bu yüzden şimdi multi-tasking yapıp yemek yerken kitaplıkta gördüğüm Gutenberg Galaksisi’ne göz atayım. En kısa zamanda dahil olacağım dost sohbetlerinde ne kadar da entelektüel olduğumu kanıtlamak için böylesi bir fırsattan yararlanmayacağımı düşünmediğiniz herhalde?

Şakası bir yana, üstadım, dışı Cihangir içi Çukurova olarak bugün o kitaba bakmak yerine başka her şeyi yapacağım.

Kaynakça ve Notlar:

1. Fotoğraflar: 1, 2

2. “C. Northcote Parkinson”, Wikipedia

3. “Parkinson’s law”, Wikipedia

4. “Parkinson Yasası” Vikipedia

5. “Law of triviality”, Wikipedia