Zaman yönetimi popüler bir konu. Öyle ki bu konuda uygulanabilecek tekniklerin verildiği binlerce web sitesini bulabilirsiniz. Ortalıkta bu kadar teknik taktik olmasına rağmen ne zaman birisine neden kitap okumadığını, spor yapmadığını, yeni bir hobi edinmediğini ya da işiyle ilgili daha çok çaba sarf etmediğini sorsanız yine zamansızlıktan yakındığını duyarsınız. Bu kişilerin problemi aslında zaman bulamamaları değil, birazdan göz atacağımız önerileri uygulamıyor olmalarıdır. Bu öneriler herhangi bir tekniği uygulamadan önce üzerinde etraflıca düşünülmesi ve uygulanması gereken küçük süreçlerdir. Bunları göz ardı edip direkt olarak herhangi bir zaman yönetimi tekniğini uyguladığınızda, sonuçların istediğiniz şekilde olmadığını gözlemlersiniz.

Bu yüzden daha fazla zaman kaybetmeden gelin zaman yönetimi tekniklerini uygulamadan önce bilinmesi gereken 7 şeye yakından bakalım.

1. Bakış Açısı

“Hiç zaman yok” diye düşünmek yerine “nasıl zaman yaratabilirim?” diye düşünmek süreci kolaylaştırır. Bakış açımızı değiştirdiğimiz an beynimiz yeni duruma çözüm üretmek için çalışmaya başlar.

2. Nihai Hedefler

Ne için zaman yönetimi yapmak istiyorsunuz?  Tamam, e-posta’ları günde sadece iki kere kontrol edelim, bilmem ne tekniğini uygulayarak bir şey yapalım, kendimize blok zaman yaratalım ama ne için? Son, nihai, asıl hedefiniz nedir? Gün sonunda, ay sonunda, yol sonunda nereye varmış olmayı hedefliyorsunuz? Bunu belirledikten sonra bu hedeflere ulaşmak için zaman yönetmeniz gerekir. Kullanabileceğiniz örnek sorulardan bir kısmı şöyle:

  • 1 yıl sonra bugün işinizde nereye gelmek istiyorsunuz?
  • İkili ilişkilerinizde, özel hayatınızda, genel insan ilişkilerinizde neredesiniz?
  • Nasıl bir insan olmak isterdiniz?
  • Neyi yapsanız bundan 5 yıl sonra geriye dönüp baktığınızda kendinizle gurur duyardınız?

Bu konu hakkında şurada etraflıca yazmıştım. Daha damıtılmış bilgi içinse şuraya bakabilirsiniz.

Bir de hedeflerinize varınca kendinizi ödüllendirin. Kendini tebrik etmek olgunluk, takdiri başkasından beklemek hamlık göstergesidir.

3. Ön Çalışma

10 dakikalık plan 1 saatlik işten kurtarır. Belirli çalışma periyotlarının öncesinde yapacağınız ön çalışmalar hem performansınızı arttırır, hem de isteklerinize ulaşmanızı sağlar. Bu ayın planlarını gerçekleştirmek için bu hafta neleri halletmiş olmanız gerekiyor? Bu hafta bunları halletmiş olmak için bugün neleri bitirmeniz gerekiyor? Eğer kendi işimizi yapıyor ve her iş günümüze yapılması gereken 8 saatlik iş bulamıyorsak, günü ne kadar verimli kullandığımızı düşünmemiz gerekebilir.

  • Her günün başında 15 dakikanızı,
  • Her haftanın başında 30-60 dakikanızı,
  • Her ayın başında 2-3 saatinizi,
  • Her yılın 2 gününü,

bir öncekini değerlendirmekle ve önünüzdeki sürede yapılması gerekenlerini belirlemekle geçirirseniz hayatınızın ve dolayısıyla işlerinizin çok başka bir hale geldiğini gözlemleyebilirsiniz. Değerlendirmeleri ve planları yaparken yine nihai hedeflerinize göre plan yapmanız gerekir.

4. Dokümantasyon

Yaptıklarınızı ve yapmadıklarınızı bir dokümanda toplamak, geriye dönüp baktığınızda her şeyi bir arada kolayca gözden geçirmenizi sağlar.

Bunun için Microsoft Excel, Google E-Tablolar (Sheets) ya da Google Takvim uygulamalarını kullanabilirsiniz. Eğer siz de benim gibi kağıt kalemsiz yapamıyorsanız, bunlarla birlikte yıllık ajanda veya defter kullanabilirsiniz.

5. Kişisel Görüş

Hayatınızla, işinizle ve zamanınızla ilgili kişisel görüşünüz, başkalarının da bu konulardaki kişisel görüşünü belirler. Siz kendi zamanınıza önem vermezseniz, kimse sizin zamanınıza önem vermez.

Her telefon çaldığında ve e-posta geldiğinde her şeyi bırakıp yanıtlamak zorunda değilsiniz. Bu araçlar başkasının değil, sizin rahatlığınız içindir.

İş yaptığınız anlarda mesajlara ve sosyal medyaya cevap vermezseniz kimseye ayıp olmaz. Sitem edenlere durumu güzel güzel izah edin. Hala darlıyorlarsa değer verdiği şey sizinle olan arkadaşlığı değil, ilgi yoğunluğu veya boş zaman meşgalesi ihtiyacıdır. Bu yüzden kendisiyle görüşmeyi kesin. Hem kafanız rahatlar, hem de kocaman bir zaman tasarrufu yapmış olursunuz.

6. Önce Sen, Sonra Dünya

Yeni bir güne başlarken bütün dünyayla ilgilenmeden önce kendinizle ilgilenin. Uçaklarda acil durumlarda maskeyi önce kendinize, sonra çocuğunuza takmamız istenir. Zannederim dünyanın kalanı çocuğunuzdan daha önemli değildir 🙂 Kendine faydası olmayanın kimseye faydası olmaz. Özellikle kendi işinizle ilgileniyorsanız: E-postalar 1 saat daha beklediği için müşteriler bütün işlerinden olmuyorlar, dünyalar da yıkılmıyor. Bu yüzden kendinizi ihmal etmeyin.

Uyku ve genel sağlık gibi konuları es geçmeyin. Bunun bilinen öneminin yanında iş verimini etkileyen bir dinamiği de vardır.

Sabah sosyal medyayla, mesajlarla, e-postalarla ilgilenmeden veya işe gitmeden önce kendinize zaman ayırın. Güzel bir kahvaltı yapın, okuyun, yazın, spor yapın, açık havada yürüyüş yapın, meditasyon yapın; hepsi olur. Yeter ki kendinize zaman ayırın.

7. Önceliklendirme ve Kontrol

Yapılması gereken çok fazla şey ve hepsini sığdıracak çok az zaman varmış gibi görünebilir. Fakat bu kendi kendimize yarattığımız bir yanılsamadan başka bir şey değildir. Yapmanız gerektiğini düşündüğünüz şeylerin sadece %20’sini yaparak hemen hemen aynı sonuçları alabilirsiniz.

  • Yapacağınız şey sizi bir sonraki hedefe götürmüyorsa o işi yapıp zaman kaybetmeyin.
  • Başkasından isteyebileceğiniz bir işse yapmaya uğraşıp zaman kaybetmeyin.

Maddi kaygılarla kendiniz yapmaya çalışıyor olabilirsiniz fakat bir an önce satış yapmaya, fatura kesmeye, para kazanmaya odaklanmak sizin için daha karlı olacaktır. Her şeyi tek başına yapmaya çalışmak çok pahalıdır.

  • Yaptığınız şeyleri ne kadar sürede yaptığınızı hesaplayın. Örneğin bugün, pazartesi, ofise gelmem 1 saat 15 dakika sürdü. Ben bu süreyi günü ve haftayı değerlendirmekle geçirdim. Ya da bu yazıyı düşünmek, araştırmak, yazmak, kontrol etmek, paylaşmak ve bülten üyelerine özel yazılan yazıyı tamamlamak toplamda 6 saat sürdü.

Yaptığınız şeylerin süresini kontrol etme alışkanlığı edinmek zaman farkındalığı kazanmanızı sağlayacaktır.

İşler yolunda ve her şey güzelken rehavet çöktüğü için boşlarken; rüzgar istediğimiz yönde esmediği zaman da tutunacak sağlam bir direk ararız. Bu yüzden zaman yönetimi teknikleri tek başlarına bir işe yaramazlar. Bunların işe yaramasını sağlamak için belirli kontrol mekanizmalarına ihtiyaç duyarsınız. Bu kontrol mekanizmalarını hayata geçirmemizi sağlayan şeylerse niyetlerimizdir. Ancak niyetimizi belirledikten sonra çeşitli teknikleri kullanarak ilerleme gösterebiliriz.

Yukarıdaki yöntemlerle hem niyetlerinizi netleştirebilir ve onları canlı tutabilir; hem de gerekli kontrol mekanizmalarını kendiliğinden bina edebilirsiniz.

Kaynakça ve notlar:

1. Fotoğraflar: 1